Générer et valider les affiliations
X2HAL propose de vous aider pour renseigner les affiliations. Pour chaque auteur, l'outil recherche dans HAL pour cet auteur (nom, prénom) ses affiliations pour les publications ayant une année de production la plus proche possible de la référence courante.
Vous devez ensuite vérifier et éventuellement valider l'affiliation proposée par X2HAL. Affilier les auteurs est une étape obligatoire avant l'import.
Attention : Cette aide ne remplace en aucun cas la vérification de l'affiliation de chaque auteur: si vous avez un doute sur une affiliation proposée par x2hal, il vaut mieux la supprimer.
Générer les affiliations
Depuis votre liste de références, cliquez sur le bouton Générer les affiliations :
Une barre de progression s'affiche :
Le calcul des affiliations à partir des affiliations dans HAL se fait sur :
- Même nom/prénom auteur ;
- Année la plus proche possible de la référence.
Selon l’année trouvée, une icône différente est proposée si l’affiliation calculée est très probable, probable ou possible :
très probable : (même nom/prénom + même année que l'année de publication) => l'affiliation est sûrement correcte mais à vérifier tout de même ;
probable : (même nom/prénom et année < 4 ans avant ou après) => l’affiliation a de grandes chances d’être correcte, à vérifier ;
possible : (même nom/prénom et année > 4 ans avant ou après) => attention, à vérifier car l’affiliation est ancienne et risque d’avoir changé depuis.
Si l'adresse e-mail est renseignée : ajout d'un bouton pour désigner un auteur comme auteur correspondant.
Pour 
, il suffit de cliquer sur 
.
L'affichage devient bleu et l'auteur est reconnu auteur correspondant : 
Valider les affiliations
Pour valider les affiliations proposées, il y a trois possibilités :
1 - Valider individuellement un auteur
Vous vous positionnez sur l'icône et vous choisissez entre :
- Modifier l’affiliation de l'auteur de cette référence uniquement ;
- Modifier l’affiliation de l'auteur (même nom/prénom/autre nom) pour toutes les références de l'année indiquée ;
- Modifier l’affiliation de l'auteur (même nom/prénom/autre nom) pour toutes les références antérieures à l'année indiquée.
2 - Globalement
3 - En éditant la fiche auteur, cliquez sur le crayon 
. Vous pourrez ainsi ajouter son affiliation ou le modifier, voir Éditer un auteur ou une structure.
Cette opération se fait en 3 étapes : 1. Calculer l'affiliation: x2hal recherche un idhal et une affiliation à proposer et l'affiche. 
1. Si l'affiliation est correcte, recopier le numéro et le saisir dans la boîte de dialogue au-dessous: 
1. Pour valider ce choix, cliquer sur la structure proposée et ensuite, cliquer sur "Enregistrer cette référence". 
Depuis Janvier 2016 : Possibilité de copier une structure de recherche d'un auteur vers un autre avec drag & drop.
S'il manque des affiliations, X2HAL l'indique : vous devez alors ajouter son affilition. Voir Éditer un auteur ou une structure.
Condition de validation des affiliations d’un dépôt :
- Pour une notice seule : valide si au moins un des auteurs est affilié ;
- Dépôt avec texte intégral récent de moins de 5 ans : valide si tous les auteurs sont affiliés ;
- Dépôt avec texte intégral non récent (+ de 5 ans) : valide si au moins un auteur est affilié.
S'il manque un auteur, cliquez sur Ajouter un auteur et saisissez les différents champs, voir Éditer un auteur ou une structure.
X2HAL affiche l'idHAL (en orange et en gras) lorsqu'il en trouve un. ATTENTION à bien vérifier qu'il s'agit du bon !
Si vous n'êtes pas sûr de l'idHAL, vous pouvez faire une recherche depuis HAL sur le champ Auteur : idHAL (chaine de caractères), ce qui donne l'URL suivante pour l'idHAL christine-morin : https://hal.science/search/index/?qa[authIdHal_s][]=christine-morin&submit_advanced=Rechercher.
Si ce n'est pas le bon, vous pouvez l'effacer, voir Éditer un auteur ou une structure.
Rappel
Pour pouvoir terminer l'import, 3 étapes sont nécessaires :
- Vérifier et compléter les métadonnées ;
- Gérer les doublons ;
- Générer et valider les affiliations.