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Dépôts HAL et fiche CRAC : FAQ

Principes de fonctionnement dans CRAC

Quand vous vous connectez à CRAC, l'application interroge HAL pour les publications  : la requête est faite sur votre IdHAL ou votre nom + le prénom ou l'initiale du prénom, pour les dépôts dont la date de publication comporte 2023 et 2024 (pour la campagne de 2024).

Il y a quatre rubriques pour les différents types de documents prévus dans CRAC :

  • Publication(s), parue(s) ou à paraître, dans des revues ou des actes de congrès, avec comité de lecture
  • Publication(s), parue(s) ou à paraître, dans des revues ou des actes de congrès, sans comité de lecture
  • Ouvrages ou chapitre d’ouvrage(s) parus(s) ou sous presse
  • Pré-publication(s)/preprint(s)

Si la liste qui vous est retournée dans CRAC n'est pas complète, il faudra ajouter les publications manquantes dans HAL avant de retourner dans CRAC.

Outil de test

Pour tester quelles sont les publications déposées dans HAL qui apparaîtront dans votre fiche CRAC : https://hal.science/crac.

Outil test du CRAC Page écran de l'outil de test pour vérifier la liste des publications dans HAL qui correspondent à la campagne

Ma communication dans un congrès n'apparaît pas

CRAC demande uniquement les communications avec actes : vérifiez si vous avez sélectionné "oui" pour la métadonnée "Actes". Si ce n'est pas le cas, éditer votre dépôt, affichez la vue détaillée puis sélectionnez "oui" pour le champ "Actes" (onglet "Informations principales").

Ma liste contient des publications dont je ne suis pas l'auteur

CRAC interroge sur le nom d'auteur + le prénom ou l'initiale du prénom, seul moyen de faire remonter toutes les publications d'un auteur. Si les publications de vos homonymes ou d'auteurs ayant le même nom + initiale du prénom que vous apparaissent dans la liste qui s'affiche dans CRAC, il vous suffit de les décocher.

Mes publications sont déjà sur ArXiv

Le dépôt doit aussi être fait dans HAL : vous avez la possibilité de ne déposer dans HAL que la référence bibliographique, mais le champ ‘Identifiants’ ArXiv doit absolument être renseigné pour que cette publication apparaisse dans CRAC :

  • Dépôt dans HAL : vous avez la possibilité de récupérer les métadonnées ArXiv dans l’interface de dépôt HAL. Depuis « Fichier(s) », copier l’ArXiv ID dans le champ dédié sous « Chargez les métadonnées à partir d’un identifiant ». Choisissez « ArXiv » dans la liste des identifiants proposés (DOI est l’identifiant affiché par défaut) puis cliquez sur le bouton « Récupérer les métadonnées ». Vous devrez peut-être compléter votre dépôt avec certaines métadonnées obligatoires non présentes dans ArXiv. Vérifiez également les données auteur(s) et affiliation(s) avant de valider le tout.
  • Si vous avez déjà déposé votre référence dans HAL sans la lier au dépôt dans ArXiv, vous pouvez ajouter l’identifiant ArXiv dans le champ  ‘identifiants’ qui se trouve dans la liste complète des métadonnées.
  • Pour vos prochaine publications, vous pouvez déposer vos travaux sur HAL en choisissant l’option « transfert vers ArXiv », cela vous permettra de déposer sur les deux plateformes en même temps.

Mes publications sont déjà sur BioRxiv

Le dépôt doit aussi être fait dans HAL : vous avez la possibilité de ne déposer dans HAL que la référence bibliographique, mais le champ ‘Identifiants’ BioRxiv doit absolument être renseigné pour que cette publication apparaisse dans CRAC :

  • Dépôt dans HAL : vous avez la possibilité de récupérer les métadonnées BioRxiv dans l’interface de dépôt HAL. Depuis « Fichier(s) », copier le DOI dans le champ dédié sous « Chargez les métadonnées à partir d’un identifiant »  puis cliquez sur le bouton « Récupérer les métadonnées ».  Le champ identifiant est complété automatiquement avec l'identifiant BioRxiv extrait du DOI.  Vous devrez peut-être compléter votre dépôt avec certaines métadonnées obligatoires non présentes dans BioRxiv. Vérifiez également les données auteur(s) avant de valider le tout.
  • Si vous avez déjà déposé votre référence dans HAL sans la lier au dépôt dans BioRxiv, vous pouvez ajouter l’identifiant BioRxiv dans le champ  ‘Identifiants’ qui se trouve dans la liste complète des métadonnées.

Format de l'identifiant :Identifiants

ORCID et CRAC

La récupération de métadonnées depuis le profil ORCID pour les importer dans HAL n’est pas opérationnel pour l’instant.

Déposer dans HAL ou dans HAL-CNRS

Quelle que soit l'interface de dépôt que vous utilisez, votre dépôt sera présent dans HAL. Tous les dépôts comportant une affiliation rattachée au CNRS (par ex une UMR), si elle est correctement décrite dans les données de référence, s'afficheront dès leur mise en ligne dans le portail institutionnel du CNRS, HAL-CNRS.

Par interface de dépôt on entend : HAL, HAL-SHS et tous les portails institutionnels (organismes de recherche, universités et grandes écoles).

Contacter l'assistance CRAC

En cas de problème ou difficulté d’ordre technique ou fonctionnel sur l'application CRAC, l’utilisateur est invité à déclarer un ticket dans l’outil e-Dem en suivant le lien : https://e-dem.cnrs.fr/jira/servicedesk/customer/portal/73.

CCSD et INIST : qui fait quoi

Le CCSD a créé et développe HAL. Une équipe dédiée accompagne les utilisateurs avec son service support, cette documentation utilisateur, l'organisation de formations, la vérification des dépôts avant leur mise en ligne (tous types de publications, transfert arXiv, codes sources de logiciels, media).

L'INIST gère le portail institutionnel du CNRS, HAL-CNRS. L'équipe du portail apporte une aide au dépôt, à la création de collection de laboratoire et vérifie les dépôts avec une affiliation CNRS avant leur mise en ligne (publications textuelles).