Dépôt : Fonctionnement de l’affiliation automatique

Lors du dépôt, les affiliations des auteurs peuvent être complétées automatiquement par HAL. Le déposant doit cependant vérifier ce qui est proposé par l’algorithme.

L'algorithme d’affiliation se base sur les métadonnées existant dans HAL :

l’affiliation et les préférences de dépôt dans le profil de l’utilisateur,
l’affiliation ou les affiliations associées à l’auteur dans les dépôts existants,
la date de publication du dépôt en cours comparée aux dépôts existants .

Si l’auteur n’existe pas déjà dans HAL au moment du dépôt, l’affiliation ne peut pas être automatiquement complétée.

Le déposant est l’auteur : le dépôt est automatiquement complété avec son affiliation

si Mes affiliations est renseigné
ET si Mes préférences de dépôt/M'ajouter comme auteur automatiquement dans chaque nouveau dépôt est positionné sur OUI

L’auteur a un idHAL : le dépôt est automatiquement complété avec son affiliation

si l’utilisateur qui a créé son idHAL a renseigné Mes affiliations

L’affiliation automatique est activée

si le déposant a sélectionné OUI pour Affilier les auteurs automatiquement dans chaque nouveau dépôt dans les préférences de dépôts dans Mon profil
OU si le déposant clique sur l’onglet Affilier les auteurs dans le dépôt

L’auteur a un idHAL mais le compte associé à l'idHAL ne contient pas d'affiliation : on compare les années de publication et on récupère l’affiliation dont l’année de publication est la plus proche de celle de la publication en cours de dépôt dans HAL

L’auteur n’a pas d’idHAL, mais il existe déjà dans HAL (recherche sur prénom nom) : on compare les années de publication et on récupère l’affiliation dont l’année de publication est la plus proche de celle de la publication en cours de dépôt dans HAL