Compte et profil

Introduction

La création d'un compte dans HAL est obligatoire pour pouvoir déposer ses travaux de recherche, modifier ses dépôts, créer un CV, activer le service de Suggestion de dépôts, créer un idHAL, accéder au tableau de bord personnel, gérer les partages de la propriété de vos dépôts, etc. Vous bénéficiez ainsi de nombreux avantages.

Créer son compte

• ALLER sur hal.science
• CLIQUER sur Se connecter en haut à droite de la page d'accueil de HAL
• CLIQUER sur + Créer un compte
• REMPLIR le formulaire

Nom du champ	Caractéristiques
Login	Choisir un nom d'utilisateur d'au moins 3 caractères
Mot de passe	Créer un mot de passe sécurisé d'au moins 7 caractères
Informations personnelles	Indiquer votre nom, prénom et adresse email
Captcha	Saisir le mot permettant de vérifier que vous n'êtes pas un robot

• VALIDER en cliquant sur Créer un compte

Il est ensuite nécessaire d'ACTIVER votre compte.

Vous allez recevoir un mail de confirmation à l'adresse que vous avez indiquée.

Si vous n'avez pas reçu le mail de confirmation, veuillez prendre contact avec le support de HAL.

CLIQUER sur le lien de confirmation contenu dans cet email. Le site hal.science s'ouvre dans une fenêtre de votre navigateur avec le message de confirmation ci-dessous :

Votre compte HAL est maintenant actif. En plus d’être actif pour HAL, votre compte est aussi actif pour Sciencesconf.org et Episciences.org.

Que faire si mon adresse mail est déjà associée à un compte dans HAL ?

Il est possible que votre adresse mail soit déjà associée à un compte dans HAL. Pour le retrouver, vous pouvez lancer la récupération de votre login :

• CLIQUER sur Se connecter en haut à droite de la page d'accueil de HAL
• CLIQUER sur Login oublié dans la boîte de dialogue de connexion au compte
• SAISIR l'adresse mail utilisée pour vous inscrire à HAL
• CLIQUER sur Recevoir mon login

Compléter son profil

Une fois votre compte créé, vous pouvez personnaliser votre profil afin de faciliter votre usage de la plateforme HAL, en particulier le dépôt.

Certaines informations personnalisées apparaîtront ainsi pour chaque nouveau dépôt. Elles resteront cependant modifiables lors de votre dépôt.

Pour compléter votre profil :

• CLIQUER sur Mon profil dans le menu de navigation de l'espace connecté.

L'écran Mon profil est composé de 5 blocs :

• Mes informations
• Configuer mon idHAL / Mes identifiants
• Mes affiliations
• Mon espace FTP
• Mes préférences

Mes informations

Dans ce bloc, vous pouvez modifier certaines informations grâce à l'icône Crayon à droite du bloc. Toutes les informations sont modifiables à l'exception du login.

Vous pouvez ajouter une photo qui remplacera les initiales de votre prénom et de votre nom de famille présents dans le cercle.

Pour AJOUTER une photo :

• CLIQUER sur Charger une nouvelle photo
• SELECTIONNER la photo sur votre poste informatique
• CLIQUER sur Sauvegarder pour enregistrer la modification

Pour SUPPRIMER la photo :

• CLIQUER sur Supprimer la photo
• CLIQUER sur Sauvegarder pour enregistrer la modification

Pour en savoir plus :

• [documentation] Compléter et modifier le CV

Configurer mon idHAL - Mes identifiants

Dans ce bloc, vous allez pouvoir configurer et accéder aux écrans de configuration de votre idHAL. L’idHAL est l'identifiant unique proposé par HAL. Il permet à un utilisateur authentifié de regrouper toutes ses publications, quelles que soient les différentes formes sous lesquelles son nom a pu être saisi (ex : Cerise Courbet, C. Courbet, etc) et d’en choisir une par défaut.

Une fois l'idHAL configuré, vous pourrez modifier les informations qui lui sont associées en cliquant sur l'icône Crayon à droite du bloc.

Pour en savoir plus :

• [documentation] Qu’est-ce que l’IdHAL ?
• [documentation] Créer son IdHAL

Mes affiliations

Dans ce bloc, vous pouvez indiquer la ou les structures de recherche (laboratoire, équipe, université, ...) auxquelles vous êtes affilié. Les affiliations proposées sont gérées par le référentiel STRUCTURES de AuréHAL. La ou les affiliations indiquée·s seront ensuite automatiquement renseignées lors du dépôt.

Pour AJOUTER une affiliation :

• SAISIR dans le champ un des termes de la structure pour lancer la complétion automatique
• SELECTIONNER une des formes proposées en privilégiant la forme de couleur verte. La couleur verte signifie que l'entrée a été vérifiée, complétée et validée par les équipes en charge de la qualité des données dans le référentiel STRUCTURES de AuréHAL.

Pour SUPPRIMER une affiliation :

• CLIQUER sur la croix devant chaque affiliation saisie.

Pour en savoir plus :

• [documentation] Auteur(s) et affiliation(s)
• [faq] A quoi correspondent les couleurs quand j’ajoute une revue, un auteur ou une affiliation ?

Mon espace FTP

Chaque compte utilisateur dispose d’un espace de 5 Go sur le serveur FTP du CCSD. Cet espace permet de stocker des fichiers quel que soit leur format. Vos documents seront disponibles dans votre espace FTP pour une durée provisoire pouvant aller jusqu'à 31 jours maximum.

Pour le configurer :

• [documentation] Espace de stockage FTP

Mes préférences

Vous avez la possibilité de configurer un ensemble de préférences avant même de déposer un document : préférences générales, préférences de dépôt ainsi que des préférences de mail. Les informations choisies apparaîtront pour chaque nouveau dépôt. Elles seront toutefois modifiables lors de votre dépôt.

Paramétrer les Préférences générales

• Disciplines par défaut : CHOISIR la ou les discipline(s) qui qualifie(nt) vos publications grâce à la liste déroulante.
• Langue par défaut: CHOISIR entre français et anglais

Paramétrer les Préférences de dépôt

• M’ajouter comme auteur automatiquement dans chaque nouveau dépôt : si vous déposez vos propres publications, CHOISIR oui pour que l'auteur soit automatiquement renseigné par vos informations lors du dépôt.
• Affilier les auteurs automatiquement dans chaque nouveau dépôt : si vous déposez une publication comportant plusieurs auteurs, CHOISIR oui pour qu'une affiliation individuelle leur soit automatiquement attribuée.
• Utiliser par défaut ma discipline dans un nouveau dépôt : CHOISIR oui pour que chacun de vos dépôts soit renseigné par la ou les disciplines par défaut définies dans les Préférences générales.
• Ma licence par défaut : CHOISIR la licence de votre choix qui sera par défaut utilisée dans tous vos dépôts.

Paramétrer les Préférences mail

• Recevoir un mail de confirmation pour chaque dépôt : CHOISIR oui pour recevoir une notification par mail à chaque nouveau dépôt que vous effectuez.
• Recevoir un mail lorsque je suis identifié comme co-auteur : CHOISIR oui pour recevoir une notification par mail chaque fois que votre nom d’auteur est utilisé dans un nouveau dépôt. Ce dépôt a pu être effectué par un de vos co-auteurs ou par le documentaliste de votre équipe par exemple. En choisissant oui, vous êtes ainsi averti qu’une de vos publications est dans HAL. Le mail reçu vous permettra de valider que vous êtes bien l’auteur : ce dépôt est présent dans votre espace et vous pourrez le modifier/le compléter. Le mail reçu vous donnera aussi la possibilité de signaler que vous n’êtes pas l’auteur.

En fonction des privilèges associés à votre compte, vous pouvez choisir d’être averti ou non des nouveaux dépôts dont un des auteurs est associé à :

• votre structure de recherche si vous êtes référent structure. Si vous êtes référent de plusieurs structures, vous pouvez affiner votre sélection.
• votre portail si vous êtes administrateur de portail.

Se connecter à son compte HAL

Trois options s'offrent à vous pour vous connecter à HAL :

• Avec vos identifiants HAL : utilisez le login et le mot de passe que vous avez créés
• Avec la fédération d'identité RENATER : connectez-vous directement avec votre compte institutionnel
• Avec ORCID : connectez-vous avec votre identifiant ORCID, une fois l'association HAL-ORCID effectuée

Au préalable :

• ALLER sur hal.science
• CLIQUER sur Se connecter en haut à droite de la page d'accueil de HAL.

Avec vos identifiants HAL

• REMPLIR les champs Login et Mot de passe
• CLIQUER sur Se connecter

Avec la fédération d'identité RENATER

• CLIQUER sur le bouton Fédération
• CHOISIR un fournisseur d'identité auprès duquel vous souhaitez vous authentifier
• CLIQUER sur Sélectionner

Lors de la première connexion, deux possibilités s'offrent à vous :

1. Votre adresse mail institutionnelle EST celle de votre compte utilisateur HAL : vous êtes alors connecté à HAL
2. Votre adresse mail institutionnelle N'EST PAS celle de votre compte utilisateur HAL

Cas	Actions à effectuer
Vous avez un compte HAL	CLIQUER sur Association avec un compte HAL pour pouvoir associer automatiquement votre compte HAL avec le compte authentifié de la fédération
Vous n'avez pas de compte HAL	Option 1. CLIQUER sur Créer un compte HAL à partir de ce compte externe pour créer un compte HAL qui sera automatiquement associé à ce compte externe : les nom, prénom, et adresse mail sont remplis avec les informations fournies par la fédération d’identité et le compte automatiquement validé. Option 2. CLIQUER sur Ou Continuer sans association avec un compte HAL pour ne pas associer avec un compte HAL

Avec ORCID

Vous pouvez vous connecter à HAL en vous authentifiant avec votre identifiant ORCID.

• Dans la boîte de dialogue de connexion, CHOISIR ORCID. Vous êtes alors dirigé sur la plateforme d’ORCID.
• CHOISIR votre mode de connexion :
• via Email or ORCID iD
• via Sign in through your institution
• via Sign in with Google

Lors de la première connexion via ORCID : 1. Si vous n'avez pas de compte HAL, créez-en un 2. Si vous avez un compte HAL, connectez-vous à celui-ci.

Ensuite, la connexion à HAL se fera directement avec le compte ORCID. La procédure ne nécessite pas d’avoir un idHAL.

Liens utiles :

• ORCID Help center : (https://support.orcid.org/hc/en-us){target="blank"}

Gérer son compte HAL

Modifier mon mot de passe

L’accès à la fonctionnalité est disponible depuis le bloc Mes informations/Modifier mon mot de passe.

Récupérer mon mot de passe

• CLIQUER sur Se connecter en haut à droite de la page d'accueil de HAL.
• CLIQUER sur Mot de passe oublié dans la boîte de dialogue de connexion au compte
• SAISIR votre nom d'utilisateur
• CLIQUER sur Demander un nouveau mot de passe

Un mail avec un lien vers une page où vous pourrez facilement créer un nouveau mot de passe vous sera envoyé.

Supprimer son compte

Si vous souhaitez supprimer votre compte, il est nécessaire de faire une demande directement au support par mail : hal.support(at)ccsd.cnrs.fr