Aller au contenu

Gérer les évolutions des structures de recherche : bonnes pratiques dans AURéHAL

L'affiliation de l'auteur dans le dépôt est celle indiquée sur la publication

Les collections de laboratoires et les portails institutionnels sont alimentés automatiquement par la métadonnée "Affiliation" du dépôt. L'affiliation dans le dépôt est celle que le chercheur a ou avait au moment de la publication. Il faut garder en tête ce principe lorsque l'on veut modifier une structure de recherche dans AURéHAL :

  • ne pas faire disparaître les anciennes affiliations : choisir de les fermer, en indiquant si possible l'année de fermeture ;
  • ne pas modifier d’anciennes affiliations pour qu’elles ‘collent’ aussi aux nouvelles : par exemple, ne pas ajouter une tutelle à une structure (sinon la nouvelle institution tutelle récupérera ainsi tous les dépôts d’avant d’être tutelle) ;
  • ne pas modifier de structures empêchant l’institution de recenser sa production : par exemple, ne pas supprimer de tutelle.

Le référentiel est commun et partagé

Le référentiel doit pouvoir être utilisé par tous (laboratoires, institutions), il est donc important de respecter le travail des autres administrateurs : si la structure est verrouillée par exemple, ne rien modifier sans l'aval du référent de la structure. Certaines institutions ont des règles spécifiques pour l'affiliation de leurs auteurs que l'administrateur traduit dans le référentiel : c'est le cas de l'INSERM pour qui l’historique des changements de code doit être conservé.

Evolution de la structure : on ferme l'ancienne et on en crée une nouvelle

La fusion de structures est à réserver pour les structures au format non valide(=incoming/code couleur rouge).

Pour les modifications (nom, tutelle, code, etc.) concernant les structures au format valide (code couleur vert), il est préférable de :

  1. créer une nouvelle structure valide (=valid) avec les métadonnées à jour : onglet "Créer" dans AURéHAL. La nouvelle structure sera disponible au dépôt, limitant ainsi les risques de création par un déposant.
  2. fermer (=old) la structure aux métadonnées obsolètes : éditer la structure puis modifier la métadonnée validité = n'existe plus puis enregistrer. L'ancienne structure est toujours disponible pour le dépôt, avec le code couleur jaune. En ajoutant la date de fermeture, le déposant peut consulter les informations sur l'affiliation et faire les bons choix (exemple ci-dessous) :

Affiliation à une structure jaune (fermée) A noter : Un outil intéressant pour le suivi des structures de recherche CNRS : https://www2.cnrs.fr/graflabo/accueil.php

Evolution des structures de recherche de type institution ou regroupement d'institutions

Les modifications sont plus délicates à mettre en oeuvre pour une structure de type institution ou regroupement d'institutions qui a de nombreuses structures-filles.

Si vous êtes dans ce cas, adressez-vous à hal.support(at)ccsd.cnrs.fr : une duplication de l'arborescence sera réalisée qui fermera (=old) toute la branche d’une structure mère puis la recréera à l’identique en =valid en remplaçant juste la structure mère ancienne (=old) par la nouvelle (=valid). Attention, seules les sous-structures valides sont dupliquées sous la nouvelle branche (les structures ‘incoming ne le seront pas).

Informations à fournir :

  • Nom et identifiant de l’ancienne structure à fermer
  • Nom et identifiant de la nouvelle structure (vous devez la créer si elle n’existe pas, et/ou la valider)

Attribuer des dépôts à la nouvelle structure

A la suite de cette opération, il est parfois nécessaire de modifier les affiliations dans les dépôts en fonction de la date de publication : adressez-vous à hal.support(at)ccsd.cnrs.fr pour pour remplacer dans un lot de notices l’ancienne structure par la structure nouvellement créée.

Informations à fournir :

  • Nom et identifiant de l’ancienne structure
  • Nom et identifiant de la nouvelle structure
  • Règle de sélection du lot de notices à modifier (par exemple : tous les dépôts affiliés à l’ancienne structure dont la date de publication est postérieure à sa fermeture)
  • Date de fermeture de l’ancienne structure / date d’ouverture de la nouvelle

Mise à jour des critères de(s) collection(s)

Après modification des structures, il faut toujours vérifier que le critère des collections basées sur la structure modifiée fonctionne correctement, c-à-d que le tamponnage automatique est effectué. En effet, les modifications faites dans le référentiel ne sont pas reportées dans le critère des collections.

  • En cas de remplacement d’une structure par une autre, modifier le critère de la collection si elle est basée sur l’ancien identifiant
  • En cas de changement de nom, modifier le critère de la collection si elle est basée sur le nom
  • En cas de création d’une nouvelle structure ‘branche’ (institution) avec duplication de ses sous-structures, il faudra modifier le critère du portail de l’institution, et vérifier toutes les collections des sous-structures dupliquées

A noter qu'il existe un risque de détamponnage si le critère de la collection n'est plus respecté suite à une modification de la structure.

Cas pratiques :

Fusion d'universités

Exemple : L’université Paris Sorbonne et l’université Pierre et Marie Curie (UPMC) ont fusionné pour devenir Sorbonne Université au 1er janvier 2018.

  1. Création de Sorbonne Université dans le référentiel des structures
  2. Fermeture automatique de UPMC et de Paris-Sorbonne et de leurs sous-structures valides, avec ajout de leur date de fermeture + duplication de toutes ces sous-structures sous la structure Sorbonne Université, valides et avec la date de leur création
  3. Recherche, pour chacune des anciennes structures, des dépôts dont la date de publication est supérieure à la date de fermeture de l’ancienne structure (31/12/2017), et remplacement dans chaque dépôt (champ affiliation) de l’ancienne structure par la structure correspondante nouvellement créée.

Séparation de deux universités

Exemple : L’Université Antilles-Guyane a été scindée et est devenue : Université des Antilles d’une part, et Université de Guyane d’autre part.

  1. Création des 2 nouvelles institutions
  2. Fermeture des deux anciennes institutions et des sous-structures (labos)
  3. Création de nouvelles sous-structures (labos), avec pour tutelles : soit l’Université des Antilles, soit l’Université de Guyane, soit les deux.
  4. Recherche, pour chacune des anciennes structures, des dépôts dont la date de publication est supérieure à la date de fermeture de l’ancienne structure, et remplacement dans chaque dépôt (champ affiliation) de l’ancienne structure par la structure correspondante nouvellement créée.

Ces opérations ne sont pas neutres pour les établissements co-tutelles, qui voient leurs sous-structures (labo) fermées, puis rouvertes. Mais il est important de comprendre que cela ne change rien pour l’établissement co-tutelle, puisqu’il est reporté ‘tel quel’ dans les nouvelles sous-structures ainsi créées.