X2hal

Présentation

X2hal est un outil développé et maintenu par Inria. La documentation est co-rédigée par le CCSD et Inria.

L'outil vous permet de déposer un lot de publications dans HAL à partir d’un fichier BibTeX dans un portail de HAL. Il accompagne l’utilisateur dans le dépôt à différents niveaux :

analyse du bibtex avec détection et indication des erreurs
recherche de doublons
proposition d’affiliations des auteurs à partir de celles existantes dans Hal
vérification des métadonnées (valeur, caractère obligatoire) et initialisation de certaines métadonnées manquantes avec des valeurs par défaut (x-audience, abstract...)

Ce service est accessible à partir de https://x2hal.inria.fr/ Une version "Bac à sable" accessible depuis https://qlf-x2hal.inria.fr/ permet de tester l’outil (sauf pour les dépôts LocHal). Les dépôts se font dans un entrepôt "Bac à sable" de HAL (https://inria.halpreprod.archives-ouvertes.fr/)

Si vous avez une question sur l'outil, vous rencontrez un problème ou voulez partager vos retours d'expérience d'utilisation de X2hal, contactez nous à archive-ouverte(at)inria.fr

Prise en main rapide : incontournables

Prérequis

Pour accéder à X2hal : un compte dans HAL Pour pouvoir l'utiliser :

Avoir un fichier BibTeX propre : comment le fichier BibTeX doit être fourni ? (voir BibTeX - Exemple de fichier et spécificité)
Les structures de recherche, projets européens et ANR doivent être valides (ou terminés) dans le référentiel AURéHAL. S'ils ne le sont pas, contactez :
- hal.support(at)ccsd.cnrs.fr si vous déposez dans HAL générique,
- archive-ouverte(at)inria.fr si vous déposez dans HAL-Inria,
- ou demander la création d'une nouvelle structure de recherche à votre administrateur.

Prenez votre temps : vous pouvez vous interrompre, travailler sur plusieurs jours (créez votre import dans X2hal, ne vérifiez les métadonnées que le lendemain, ...)

Procédure générale : étapes pour déposer avec X2hal

Créer un import BibTeX : depuis X2hal (menu "Déposer BibTeX) Analyse du BibTeX : les erreurs BibTeX seront affichées (pdflatex + BibTeX) : il faudra les corriger. À noter: actuellement, certains messages n'indiquent pas l'erreur précisément : "0 références trouvées" signifie que le bibteX contient des erreurs de forme (virgule oubliée, champs obligatoires manquants).

S’il n’y a pas d’erreur, une nouvelle interface affiche toutes les références du BibTeX avec un type BibTeX connu de X2hal. Vous pourrez alors réaliser ces étapes nécessaires avant de finaliser l'import :

Gérer les doublons : c'est-à-dire les publications qui sont déjà dans HAL

Vérifier et compléter les métadonnées

Générer et valider les affiliations

S'il y a des erreurs, X2hal vous permet de détecter les doublons et de compléter si possible les métadonnées. Vous pouvez retirer les doublons et corriger les métadonnées :

soit dans votre BibTeX et ensuite re-déposer votre fichier (ATTENTION, ce qui a été fait dans X2hal sera écrasé)
soit corriger directement dans X2hal

Avant de pouvoir terminer l'import, il faut :

que les métadonnées soient valides
qu'il n'y ait pas d'ambiguité sur les doublons possibles
que les affiliations soient valides

Pas à pas

BibteX - Exemple de fichier et spécificités

Equivalence type BibTeX/type HAL

Description des champs BibTeX et équivalence avec les MT de HAL

Champs BibTex obligatoires/optionnels par type de document

Créer un import BibTeX

Analyse du BibTeX

Gérer les doublons

Vérifier et compléter les métadonnées

Générer et valider les affiliations

Editer un auteur ou une structure

Terminer l'import

Synthèse de l'import

Lister / gérer les imports créés

Erreurs au dépôt

Tutoriel

Ils ont testé

Zotero ou Endnote vers Hal : Bib2hal ou comment faciliter le dépôt dans Hal