Suggestions de dépôt

La fonctionnalité Suggestions de dépôt permet à l’utilisateur d’importer dans HAL ses publications scientifiques qui sont déjà en libre accès sur d’autres plateformes (revues, archives ouvertes, etc.).

Comment fonctionne le service de Suggestion de dépôts ?

La recherche de la publication se base sur l’identifiant DOI et le service Unpaywall. La publication peut être un article de revue, un chapitre d’ouvrage, une communication, etc. HAL suggère des documents à importer uniquement si une licence Creative Commons est présente dans les métadonnées d’origine.

L'import crée soit un nouveau dépôt si la publication n'est pas déjà référencée dans HAL, soit ajoute un fichier si un dépôt HAL existe sous forme de notice (dépôt sans fichier). Si le fichier est créé ex-nihilo, l'affiliation de l'auteur provient de l'enrichissement de la base de l'INIST et de son profil renseigné. Concernant les co-auteurs, leurs affiliations sont également renseignées à partir de la base de l'INIST et si aucune donnée n'est présente dans cette dernière, les affiliations ne sont pas renseignées dans le dépôt. Comme tout dépôt avec fichier, les dépôts importés sont vérifiés avant leur mise en ligne par les équipes de modérateurs.

Pour être proposée dans la liste des Suggestions, la publication doit remplir trois conditions :

✅ La publication doit être identifiée par un DOI ;

✅ Le fichier ne doit pas être sous embargo sur la plateforme source ;

✅ Une licence Creative Commons doit être présente dans les métadonnées de la plateforme source.

Accéder au service Suggestion de dépôt

La fonctionnalité Suggestions de dépôt est accessible dans le menu qui apparaît sous vos initiales en haut de l’écran ou bien dans votre profil.

L'écran est composé de 2 onglets : Suggestions et Configuration.

Onglet Suggestions : pour gérer les suggestions

L’onglet Suggestions de dépôt liste les publications en libre accès sur une autre plateforme que vous pouvez importer dans HAL. Par défaut, la requête se fait sur votre prénom+nom d'auteur ET initiale prénom+nom :

• Le nom de l'auteur utilisé pour la requête est souligné pour faciliter l'identification,
• L'identifiant DOI permet de consulter la publication sur le site sur lequel elle est publiée, le plus souvent le site de l'éditeur,
• Notice présente dans HAL ne s'affiche que si les références de la publication existent déjà dans HAL. Le fichier suggéré viendra compléter le dépôt HAL, aucune métadonnée ne sera modifiée. L'utilisateur peut consulter le dépôt avant l'import du fichier suggéré afin de s'assurer que tout correspond,
• Voir le fichier suggéré permet de consulter le fichier qui est proposé pour l'import. Il est recommandé de visualiser ce fichier avant de valider l'import.

Après avoir vérifié les informations, l’utilisateur dispose de plusieurs actions possibles pour chaque suggestion :

• Importer le fichier suggéré : la publication sera importée dans HAL (création d’un nouveau dépôt ou ajout du fichier si la notice existe déjà),
• Importer mon propre fichier : le fichier suggéré ne vous semble pas correct mais vous disposez du fichier contenant le texte intégral, vous pouvez l'importer automatiquement,
• Supprimer la suggestion : l’auteur est un homonyme. La publication est retirée de la liste des suggestions et ne sera plus proposée.

Il n’y a aucune suggestion

• Vous pouvez modifier les critères de la collecte dans l’onglet Configuration, enregistrer puis cliquer à nouveau sur Suggestion,
• La mise à jour de la base des suggestions est mensuelle, des suggestions pourront correspondre à vos critères ultérieurement. Pour être notifié automatiquement, pensez à sélectionner “ Recevoir des alertes=Oui” puis Enregistrer dans l’onglet “Configuration” (voir ci-dessous).

Les publications suggérées sont celles d'un homonyme

Vous pouvez affiner vos critères de suggestion dans l'onglet Configuration

Le fichier suggéré ne correspond pas à la publication

Le lien fourni par la plateforme source est malheureusement erroné. Si vous disposez du fichier contenant le texte intégral de la publication, vous pouvez importer votre propre fichier.

L'import a échoué

Vous avez ce message si :

• Le fichier n’a pas pu être récupéré automatiquement sur la plateforme où il est diffusé en libre accès. Vous pouvez essayer de télécharger manuellement ce fichier en cliquant sur Voir le fichier suggéré puis en sélectionnant Importer mon propre fichier,
• HAL a rencontré un problème au moment de l’import. Le problème est évalué par l’équipe technique. La suggestion vous sera proposée à nouveau après résolution.

Onglet Configuration : pour paramétrer le service

La liste des suggestions est le résultat d’une requête qui s’appuie, d’une part, sur les informations renseignées par l’utilisateur dans son profil, et, d’autre part, sur les critères qu’il choisit d’activer ou non dans l’onglet Configuration.

L’écran Configuration permet de paramétrer les critères de recherche.

L'écran est composé de trois parties :

• Informations de mon profil affiche les informations saisies dans Mon profil. L’affiliation et la discipline doivent être obligatoirement complétés (voir aussi Compte et profil) : ces informations garantissent que l’import automatique pourra être réalisé même si les métadonnées récupérées ne les contiennent pas ; ces deux métadonnées sont en effet obligatoires pour enregistrer un dépôt. Pour ajouter un ORCID, il faut au préalable avoir configuré son idHAL (voir aussi Créer son idHAL).

• Critères de la suggestion permet d’activer ou non des critères pour lancer la recherche de suggestions. Un critère au moins est obligatoire. Plus il y a de critères sélectionnés sur “Oui”, plus cela restreint la recherche : la/les suggestion(s) devront correspondre à tous les critères.

  • Nom prénom : la recherche se fait automatiquement sur le prénom et le nom du profil de l’utilisateur. Sélectionner “Non” n’est intéressant que si vous avez un homonyme publiant aussi des travaux de recherche, ou si votre nom est très courant ; choisissez alors un ou plusieurs autres critères plus pertinents.
  • ORCID : en sélectionnant Oui, la collecte prend en compte l’ORCID associé à l’idHAL. Cet ORCID devra être présent dans les métadonnées décrivant la/les publication(s) pouvant être importées.
  • Affiliations : en sélectionnant Oui, la collecte prend en compte la ou les affiliations présentes dans le profil. Cette affiliation (ou au moins une des affiliations du profil) devra être présente dans les métadonnées décrivant la/les publication(s) pouvant être importées.
  • Disciplines : en sélectionnant Oui, la collecte prend en compte la ou les disciplines présentes dans le profil. La ou les disciplines devront correspondre aux métadonnées décrivant la/les publication(s) pouvant être importées. Cette information est utile si vous avez un homonyme publiant des travaux dans une autre discipline que la vôtre. Les publications de votre homonyme ne vous seront ainsi pas proposées.
• Notifications permet d’activer/désactiver les notifications de nouvelles suggestions d’import. La mise à jour est mensuelle. L'adresse email est celle associée à votre compte HAL. Pour recevoir des alertes, sélectionner oui.

Après toute modification, cliquer sur Enregistrer pour conserver les critères et relancer la recherche des publications. Les résultats de la collecte sont listés dans Suggestion.

Comment sont produites les suggestions

HAL s’appuie sur une base de données réalisée par l’INIST, mise à jour une fois par mois.

L’agrégateur de données OpenAlex est utilisé dans un premier temps pour l'identification de la production scientifique française. On récupère ensuite les métadonnées bibliographiques de la production à partir de plusieurs sources (CrossRef, HAL et Pubmed) pour constituer une base de notices unifiées.

Les métadonnées sont ensuite enrichies avec une discipline HAL, et, dans la mesure du possible, l’identifiant RNSR pour les affiliations des auteurs et le lien Unpaywall s’il existe.

On vérifie ensuite l’état dans HAL : notice sans texte intégral ou publication absente.