Gérer une collection

Définition

Une collection est constituée d’un ensemble de dépôts (sous-ensemble de HAL) qui sont sélectionnés à partir de critères choisis par l’utilisateur (appelé gestionnaire de collection). Chaque dépôt répondant au critère choisi est ‘tamponné’ manuellement ou automatiquement, et la sélection ainsi constituée apparaît dans une extraction automatique de la base par tampon,  indépendamment de tous les autres documents contenus dans HAL.
Tout utilisateur, même non authentifié sur HAL, peut consulter une collection.

Il n’y a pas de limitation sur le nombre de tampons dans HAL, ni sur le nombre de tampons distincts qu’un document donné peut recevoir. Le tamponnage se fait pour chaque document version par version.
Tout utilisateur ayant un compte dans HAL peut demander la création d’une collection personnelle à son nom pour constituer une liste des articles qui l’intéressent. Plus officiellement, un responsable de laboratoire ou d’établissement peut demander la création d’un tampon avec un nom institutionnel, afin de construire facilement une liste visible d’articles en mettant un lien vers cette liste depuis le site internet officiel de son unité. Une collection peut également être utile pour regrouper des actes de congrès.
La présentation d’une collection est personnalisable : page d’accueil, choix d’onglets prédéfinis pour le menu.
Une collection a une adresse url stable de format :  http://hal.science/IDENTIFIANT_DE_LA_COLLECTION

Créer une collection

Pour la création d’une collection, s’adresser à hal.support(at)ccsd.cnrs.fr ou à l’administrateur de votre portail.
La demande devra préciser :

• identifiant de la collection  : identifiant unique de la collection dans HAL, utilisé pour construire l’adresse url de la collection (TAMPID dans v2). En majuscules et non modifiable par la suite.
• Nom de la collection : intitulé développé
• Catégorie : Laboratoire, Institution, Université, PRES, Ecole, Colloque, Revue, Thématique, Autre
• Mode : tamponnage manuel ou automatique
• Critère(s) de la collection : différents types de critères peuvent être combinés : on peut par exemple sélectionner les dépôts d’un auteur dans un laboratoire défini, en se limitant aux publications relevant d’un seul domaine, ou à certaines dates de publication.
• login du ou des gestionnaire(s) de la collection
• Site Web : préciser si vous souhaitez ou non avoir un site web spécifique à la collection

Rôle du gestionnaire de collection

Le gestionnaire de collection est défini lors de la création de la collection.

Le gestionnaire de la collection peut tamponner ou détamponner les dépôts de sa collection, même si celle-ci est créée en mode de tamponnage automatique.
Il personnalise le site web de la collection : configuration de la page d’accueil, choix des menus, du graphisme.
Il a accès aux statistiques de dépôt et de consultation de sa collection.
Le gestionnaire n’a aucun droit sur les dépôts constituant sa collection, ce droit restant acquis aux propriétaires ou co-propriétaires du dépôt, ainsi qu’aux référents des laboratoires présents dans le dépôt. La gestion de la collection n’autorise donc pas le gestionnaire à intervenir sur les dépôts même de sa collection ; les dépôts sont marqués pour être ‘visibles’ dans une collection donnée, mais leur appartenance à une collection n’implique pas la propriété du dépôt pour le gestionnaire de la collection.
Un gestionnaire de collection peut gérer plusieurs collections.
Il peut aussi demander à l’administrateur la création de sous-collection(s).

Tamponnage/détamponnage des documents

Si la collection est en mode automatique, le tamponnage des dépôts correspondant au(x) critère(s) définissant la collection se fait automatiquement chaque nuit.
Si la collection est en mode manuel, ce tamponnage est fait par le (ou les) gestionnaire(s) de la collection.

• soit via le menu Administrer/ Mes collections/ Gérer la collection (voir ci-dessous)
• soit ‘à la volée’, lors de la visualisation d’un dépôt, avec les onglets "tamponner" et "détamponner".
• soit après une recherche, après avoir sélectionné le/les dépôts et en utilisant la fonctionnalité disponible dans les outils.

Gestion de la collection

Pour gérer sa collection, aller dans Administrer/Mes collections.
La liste des collections dont on est gestionnaire s’affiche :

En gras, identifiant de la collection (=TAMPID) : identifiant unique de la collection dans HAL, pour créer l’adresse url de la collection
Nom de la collection : intitulé de la collection
Mode : manuel ou automatique
Critère(s) de la collection : affichage de la requête

Pour chaque collection : accéder (crayon à droite) à la gestion de la collection :

Informations sur la collection : rappel des informations concernant la collection
Catégorie :type de collection : Laboratoire, Institution, Université, PRES, Ecole, Colloque, Revue, Thématique, Autre
Gestionnaire de la collection : login du (ou des) gestionnaire(s) de la collection
Mode de tamponnage : automatique ou manuel
Critère(s) de la collection : affichage de la requête
Affichage du nombre de documents tamponnés, graphique (camembert) indiquant le nombre d’articles et de notices tamponnés dans la collection. Accéder à la collection : Visualisation et personnalisation du site Web de la collection (page d’accueil, menus, graphisme) créé sous l’URL : https://hal.archives-ouvertes.fr/IDENTIFIANT_DE_LA_COLLECTION Accéder aux statistiques de la collection Liste des articles non encore tamponnés correspondant au critère de tamponnage : cliquer pour afficher les dépôts :

Liste des articles : les tamponner 1 par 1 ou tamponner une sélection d’articles
Tamponnage/ Détamponnage : saisir l’identifiant du dépôt en indiquant la version concernée s’il ne s’agit pas de la version en ligne, sous la forme : hal-XXXXXXXXv2 par exemple (pas de virgule et pas d’espace).

Tamponnage d’un document ayant plusieurs versions

Un document ne peut avoir qu’une seule de ses versions tamponnée dans une collection donnée.
En mode automatique, le dépôt d’une nouvelle version répondant au critère de tamponnage d’une collection donnée entraine le détamponnage dans cette même collection de la version précédemment tamponnée.
En mode manuel, on peut tamponner dans une collection une version antérieure à la version en ligne, mais ceci entraîne le détamponnage de la version en ligne si celle-ci était tamponnée dans la collection.