Auteur(s) et affiliation(s)

À savoir

L'affiliation est la structure de recherche à laquelle appartient un auteur au moment où il a produit le document. Dans HAL :

• Tous les auteurs de la publication déposée doivent être renseignés dans le bon ordre de parution : ces informations sont utilisées pour citer le document,
• Au moins une affiliation est demandée pour que le dépôt soit complet,
• L’affiliation de l’auteur à renseigner est l'affiliation au moment de la publication.

Les auteurs sont ajoutés automatiquement :

• À partir du profil : dans les préférences de dépôt si vous avez choisi « oui » comme auteur par défaut,
• À partir de la récupération automatique, via le fichier PDF et/ou l'identifiant du document (DOI, PMID, etc).

Les affiliations peuvent être ajoutées automatiquement :

• À partir du profil : dans les préférences de dépôt si vous avez choisi « oui » comme auteur par défaut et avez ajouté votre affiliation,
• À partir de la récupération automatique, via le fichier PDF et/ou l'identifiant du document (DOI, PMID, etc),
• En utilisant la fonctionnalité "Affilier les auteurs" dans la section "Auteurs et affiliations" de l'interface de dépôt : si l'auteur est déjà connu de HAL, notre système pourra proposer une affiliation.

Ajouter un auteur

Ajoutez l'auteur dans le formulaire puis sélectionnez dans la liste qui s'affiche :

Sélectionnez de préférence la forme préférée par l'auteur (verte) lorsqu'il a configuré son IdHAL. L'IdHAL est un identifiant auteur permettant de regrouper toutes les formes de saisie du nom de l'auteur dans la base de données de HAL. Si l'auteur est déjà connu de HAL, le système propose une affiliation.

Ajouter un nouvel auteur et son affiliation

Si l'auteur n'est pas proposé dans la liste, vous pouvez le créer. Sélectionnez "Ajouter un nouvel auteur" puis remplissez le formulaire de création :

NB : si vous le connaissez, il est préférable d'ajouter le prénom en entier plutôt que l'initiale.

Ajouter un lot d'auteurs

Vous disposez de trois fonctionnalités pour ajouter plusieurs auteurs et leur affiliation en même temps :

• Ajouter une liste permet d’importer une liste d'auteurs : copiez/collez votre liste, indiquez l'ordre dans lequel apparaissent les prénoms et noms dans la liste puis le caractère qui les sépare. Vous pouvez ensuite choisir de rechercher la dernière affiliation connue dans HAL pour chacun des auteurs si vous le souhaitez.

Si aucune affiliation n'est trouvée, ajoutez en au minimum une pour que le dépôt soit considéré comme complet.

• Ajouter les auteurs d'une structure permet d’obtenir la liste de tous les auteurs connus de HAL affiliés à la structure recherchée. Saisissez le nom ou une partie du nom du laboratoire puis sélectionnez le dans la liste. Choisissez ensuite les auteurs.

 

S'il n'existe aucun dépôt d'un auteur affilié à la structure que vous recherchez, elle ne sera pas proposée dans la liste. Vous ne pourrez donc pas utiliser cette fonctionnalité.

• Ajouter mes auteurs permet d’obtenir la liste de tous les auteurs associés aux publications que vous avez déjà déposées. Sélectionnez le ou les auteurs que vous souhaitez puis cliquer sur « ajouter ». La liste de tous les auteurs associés à une publication que vous avez déposée dans HAL est affichée. Sélectionner le ou les auteurs qui vous intéressent.

Les fonctions d’un auteur : auteur correspondant, directeur de publication, etc.

Une fonction peut être appliquée à un auteur pour préciser son rôle pour la publication déposée. La fonction par défaut est « auteur ». Une seule fonction peut être sélectionnée.

Sélectionnez "Fonction" pour cet auteur, puis sélectionnez la fonction correspondante :

Rôles spécifiques pour les auteurs de logiciels : développement, maintenance, conception, architecture, débogage, documentation, test, support, management.

Ajouter et/ou remplacer une affiliation

Ajouter une affiliation

Saisissez l’acronyme ou une partie de l’acronyme du laboratoire, ou bien une partie du nom, puis sélectionnez dans la liste l’affiliation souhaitée :

Les affiliations sont gérées dans un référentiel. Sélectionnez de préférence une affiliation avec le code couleur vert ou jaune.

Remplacer une affiliation

Cliquez sur l'onglet représentant des points de suspension et sélectionnez "Supprimer",  puis ajoutez la bonne affiliation (voir ci-dessus : Ajouter une affiliation).

Code couleur utilisé dans le référentiel structure

• Vert : Forme valide et actuelle de la structure. L’entrée à été vérifiée, complétée et validée,

• Jaune : Forme valide mais ancienne de la structure. Vous pouvez sélectionner l’item si cela correspond aux données de votre dépôt : la forme a tout simplement été vérifiée et mise à jour dans les référentiels,

• Rouge : Forme non vérifiée.

Créer une nouvelle structure de recherche

Si l’affiliation est une structure qui n’est pas encore connue de HAL, cliquez sur « Ajouter une nouvelle structure » puis remplissez le formulaire qui s’affiche.

Type de structure : Pour le dépôt, le référentiel des structures de recherche définit quatre types de structures qui permettent de gérer des affiliations entre elles. Un type correspond à une entité administrative spécifique à une institution (UMR par exemple) ou une section d’une entité administrative.

• Institution : niveau le plus élevé (exemple : CNRS, Université Louis Pasteur – Strasbourg, Ecole Normale Supérieure), nom d'une entreprise, d'une association,
• Laboratoire : niveau qui correspond à UMR, EA, INSERM-U,
• Département,
• Equipe de recherche : niveau le plus fin.

Lier une structure : Les types de structure équipe de recherche, département et laboratoire doivent être affiliés à au moins une entrée de type institution.

• une équipe de de recherche peut être liée à un département et/ou à un laboratoire et obligatoirement à une institution.
• un département peut être lié à un laboratoire et obligatoirement à une institution.
• un laboratoire doit être lié obligatoirement à une institution.

Si la structure de recherche à laquelle est liée votre nouvelle structure n'existe pas dans HAL, remplissez le formulaire, cliquez sur ajouter puis enregistrez.

Pour que la structure de recherche soit validée dans le référentiel, adressez votre demande à hal.support(at)ccsd.cnrs.fr ou au gestionnaire de portail.

Associer la même affiliation à tous les auteurs

Vous pouvez affilier tous les auteurs à la même structure de recherche :

NB : Les collections de laboratoires et les portails institutionnels sont alimentés automatiquement à partir des affiliations présentes dans les dépôts. Il est donc important de compléter au mieux les affiliations de vos co-auteurs.

Affilier les auteurs

Si l'affiliation automatique est désactivée dans votre profil,  vous pouvez la lancer à l'aide de la fonctionnalité "Affilier les auteurs" : l'algorithme d'affiliation complètera les données qu'il vous faudra vérifier avant d'enregistrer.

Ce bouton est grisé et inactif si l'algorithme d'affiliation a été lancé. Pour l'activer, cliquez sur "Supprimer les affiliations" (voir ci-dessous).

Supprimer les affiliations

Si vous avez activé l'affiliation automatique dans votre profil et que vous n'êtes pas satisfait des propositions de l'algorithme, cliquez sur  "Supprimer toutes les affiliations" pour supprimer l'affiliation pour tous les auteurs.