Bilan Hcéres : outil d'aide
Le Hcéres met à disposition un outil afin d’extraire les données de HAL et produire un tableur qui contient les références des publications. Les unités de recherche qui déposent leur production scientifique dans HAL peuvent s'appuyer sur ce formulaire. Le Hcéres n'impose pas de dépôt de notices dans HAL, ni de texte intégral.
L’outil se compose d’un formulaire : pour lancer une recherche dans HAL, l’utilisateur doit préciser la période qui correspond à celle de l’évaluation, et ajouter le sigle du laboratoire et/ou celui de sa collection dans HAL s’il en a une. Il peut aussi utiliser l’identifiant numérique du laboratoire qu’il obtiendra en recherchant dans le Référentiel des structures de recherche AuréHAL.
Le résultat de la requête avec l’outil du Hcéres propose :
- une synthèse du nombre de publications sous forme graphique et statistique par type de document,
- un tableur Excel à télécharger, formaté par le Hcéres, qui contient les données extraites. Ce tableur est à vérifier et à corriger. Il est à compléter avec des données qui ne sont pas gérées dans HAL : c’est le cas notamment pour les noms des doctorants et les noms des équipes. Une fois vérifié et corrigé, ce fichier constituera une annexe au dossier d’évaluation.
Bon à savoir
Pour les résultats de la requête, il faudra tenir compte de deux choses dans HAL :
- Seuls les dépôts déjà en ligne apparaissent dans les résultats. Cela signifie qu’un dépôt avec texte intégral qui est en cours de modération ne sera pas comptabilisé.
- Il n’est pas indispensable d’avoir une collection dans HAL pour extraire les données d’un laboratoire. Cependant, si le critère Collection est utilisé dans le formulaire, sachez que l’indexation est réalisée une fois par jour : cela signifie qu’un dépôt ajouté à la collection aujourd’hui n’apparaîtra que le lendemain dans la collection. Cela a donc une incidence pour les résultats de la requête.
Un guide d’utilisation (Fichier .pdf intitulé "Export des données de production scientifique de HAL pour les évaluations du Hcéres. Guide de l'utilisateur") accompagne la mise à disposition de l’outil. Les questions techniques sont à adresser à l’équipe du Hcéres (support-technique(at)hceres.fr).