Vérification des dépôts avant leur mise en ligne

Depuis la création de HAL, on appelle « modération » l’étape de vérification d’un dépôt avant sa mise en ligne : seuls les dépôts avec un fichier sont vérifiés. Les références bibliographiques sont quant à elles mises en ligne immédiatement.

Cette étape garantit que les fichiers et les métadonnées qui les décrivent, librement accessibles sur internet, sont exploitables par tout utilisateur. L’utilisateur doit, en effet, pouvoir ouvrir et/ou télécharger le fichier, lire le texte intégral du document déposé, l’utiliser dans le respect de la propriété intellectuelle et disposer des informations bibliographiques exactes.

La modération s’attache à vérifier que les dépôts remplissent au mieux ces conditions. En fonction du nombre de dépôt à traiter, le délai de mise en ligne peut prendre quelques jours.

HAL garantit au lecteur le libre accès à des documents scientifiques de niveau recherche, publiés ou non. Le contenu des textes n’est en aucune façon évalué scientifiquement avant leur mise en ligne. Cependant, l’étape de vérification permet de repérer les textes ne correspondant pas aux standards des différentes communautés disciplinaires.

Les éléments à vérifier pour le fichier

Le fichier une fois en ligne ne pourra pas être retiré. Il est indispensable que le modérateur vérifie les éléments ci-dessous.

Les éléments techniques

Un fichier pdf est-il présent ? c’est le fichier pdf qui est envoyé au CINES pour préservation à long terme.
Le fichier s’affiche-t-’il correctement dans le viewer de l’interface ? un problème au moment du téléchargement ou le nommage du fichier avec des caractères interprétables peuvent empêcher l’ouverture du fichier.
Si plusieurs fichiers sont présents, le fichier principal est-il bien celui qui contient la publication ? Il ne peut y avoir qu’un seul fichier principal par dépôt.
Si plusieurs fichiers LateX sont présents, la compilation a-t-elle été effectuée pour générer le fichier pdf ? et si oui, le fichier pdf est-il bien le fichier principal ?

Les informations attendues dans le fichier

HAL est une archive ouverte et tout utilisateur consultant un fichier souhaite lire logiquement le contenu dans son intégralité et disposer des informations minimum que sont le titre et les noms des auteurs.

Le fichier contient-il le texte intégral du document ? Les sommaires d'ouvrages, résumés, extraits de documents ne sont pas acceptés
Les noms du ou des auteurs sont-ils mentionnés ? Quand l’utilisateur dépose la version soumise pour évaluation (preprint), le fichier ne contient généralement pas les noms des auteurs, le déposant oublie fréquemment de les ajouter.
Le titre est-il bien présent ?

Les titre et auteur(s) contenus dans le fichier servent au modérateur à vérifier le titre et les métadonnées auteur saisis dans le formulaire du dépôt. Toute incohérence bloque la mise en ligne.

La lisibilité du contenu

HAL est une archive ouverte et tout utilisateur consultant un fichier souhaite logiquement lire son contenu.

Le contenu est-il lisible ? filigrane trop imposant, numérisation mal faite comme du texte coupé dans les marges par ex ou des pages dans le désordre, reformatage mal retravaillé d’une version éditeur (ex notes de bas de page et/ou pagination et copyright dans le corps du texte)
Si le fichier comporte des marques de révisions, celles-ci gênent-elles la lecture ?

La conformité juridique

Le modérateur doit s’assurer que le fichier peut être diffusé en toute légalité, notamment lorsque le fichier déposé contient la version publiée. Il s’assure que la métadonnée Origine est correctement utilisée et vérifie les questions liées à l’embargo. (Voir aussi Questions juridiques)

Le fichier contient-il une version auteur ? et si oui, des éléments permettent-ils d’identifier s’il s’agit d’un preprint ou du postprint (nom du fichier, mention explicite) ? Ces éléments sont utiles pour le modérateur si l’éditeur impose un embargo sur la version postprint et que la date de publication est inférieure à au moins 6 mois.
Le fichier contient-il la version publiée ou un scan de la version publiée ? La métadonnée “Origine” correspond-elle ? Le modérateur vérifie la présence d’une licence Creative Commons dans le fichier ou sur le site de l’éditeur, ou bien la politique de l’éditeur sur Sherpa/Romeo. En l’absence de ces éléments, l’item “Accord explicite pour ce dépôt” doit être sélectionné par le déposant.
Embargo : l’ajout d’un embargo est-il nécessaire ? OU la durée d’embargo ajoutée lors du dépôt est-elle correcte ?
Le fichier contient-il des images/photos ? si oui, ces illustrations sont-elles créditées ?

Le fichier contient-il des données personnelles ( n° de mobile de l’auteur, mails de participants à une enquête, etc) ? La présence de ces données personnelles n’est pas bloquante pour une mise en ligne mais il est recommandé de s’adresser au déposant pour s’assurer qu’il est bien conscient que ces informations circuleront librement sur internet.

Cohérence des métadonnées avec le contenu du document

Contrairement au fichier, les métadonnées peuvent être modifiées après la mise en ligne du dépôt. Cependant, les métadonnées saisies lors du dépôt décrivent le contenu du fichier. Le modérateur s’assure donc que les métadonnées sont cohérentes avec le contenu du fichier.

Le titre du dépôt est-il identique à celui mentionné dans le fichier ? Une erreur de manipulation du déposant peut l’amener à télécharger un document différent de celui décrit dans le dépôt. Ou s’il dépose une version preprint par ex, le fichier contient généralement un titre provisoire, différent de celui publié.
Les noms des auteurs saisis dans les métadonnées auteur correspondent-ils à ceux mentionnés dans le fichier ? Apparaissent-ils tous dans le même ordre ?
La citation bibliographique du document, affichée sur le dépôt, est construite à partir des métadonnées obligatoires. Certaines métadonnées sont dépendantes du type de document (par ex : Nom de la revue pour le type de document “Article dans une revue” ou Titre de l’ouvrage pour le type de document “Chapitre d’ouvrage”). Le modérateur s’assure donc que le type de document choisi par le déposant est correct.

Le modérateur peut éditer le dépôt et peut donc effectuer des modifications : ajout d'embargo selon la politique de l'éditeur et en accord avec la Loi pour une république numérique, ordre des auteurs, type de document.

Le dépôt est mis en ligne si :

✅ Le fichier contient le titre du document, son ou ses auteur(s), le texte intégral
✅Les métadonnées du dépôt sont cohérentes avec le contenu du fichier
✅ métadonnée “origine” (accord explicite, libre accès autorisé, etc)
✅durée d’embargo éventuelle correcte
✅titre et auteur(s)
✅ type de document et métadonnées propres à ce type de document (ex : nom de la revue pour un article)
✅Le document est une publication scientifique

Si un des ces critères ne correspond pas, le modérateur rédige une demande de modification et l'envoie au déposant (onglet "Demander une modification").

A noter que ne sont pas mis en ligne sur HAL les dépôts décrivant une bibliographie seule, un article paru dans la presse quotidienne ou magazine, une nécrologie. Les mémoires d’étudiants et les rapports de stage ne sont pas acceptés sur HAL, cependant certains portails institutionnels acceptent ce type de document pour leurs étudiants (consulter les correspondants de votre établissement).

Le dépôt n'apparaît plus dans l'interface de modération après sa mise en ligne ou après une demande de modification.

En savoir plus sur les procédures de vérification :