Structures de recherche

Pour accéder au référentiel des structures de recherche, aller à https://aurehal.archives-ouvertes.fr/structure/index

Les métadonnées

Les métadonnées pour décrire une structure de recherche :

• nom
• sigle
• adresse
• pays
• type de structure
• URL
• date de création
• date de fermeture/fusion
• validité : valide, n'existe plus, à valider
• identifiants externes : IdREF, RNSR, ISNI

Le champ supplémentaire "verrouiller une structure" apparait seulement pour l'administrateur lorsque la structure a un référent explicite.

L'administrateur peut créer une structure de recherche directement dans le référentiel.

Par défaut, le type de structure est 'équipe de recherche', et la structure créée est 'valide'.

Les 6 types de structures

Le référentiel des structures de recherche définit 6 types de structures qui permettent de gérer des affiliations entre elles. Un type correspond à une entité administrative spécifique, à une institution (UMR par ex) ou une section d’une entité administrative.

Regroupement d'institutions : COMUE par exemple Institution :  ex : CNRS, Université de Caen,etc.... Regroupement de laboratoires : fédérations de recherche, instituts de recherche, ou UFR Laboratoire : niveau qui correspond à UMR, EA, INSERM-U Département (ou Regroupement d'équipes de recherche) Equipe de recherche : niveau le plus fin.

Exemple de fiche d'une structure :

• Voir les documents associés lance une requête dans HAL qui permet d'accéder aux dépôts comportant la structure dans ses métadonnées
• Voir les sous-structures affiche toutes les structures filles de la structure
• Exporter (xml) : fiche de la structure en format XML
• Structure verrouillée : cette structure ne peut être modifiée

Après connexion en administrateur :

L'administrateur a accès au référent structure. Il peut déverrouiller la structure.

Hiérarchie des liens

Règles :

• une structure ne peut pas être affiliée à une structure de même type,
• une équipe, un regroupement d'équipes (département), un laboratoire, un regroupement de laboratoires ont obligatoirement une structure supérieure. Au final, ces structures ont obligatoirement une structure supérieure de type institution ou regroupement d'institutions (directement, ou via une structure intermédiaire),
• une institution n'a pas obligatoirement de structure supérieure (regroupement d'institutions)

Seul un administrateur peut créer les structures 'regroupement de laboratoires' et 'regroupement d'institutions' via l'interface de gestion des référentiels AuréHal. Il n'est pas possible de créer ces types de structures lors du dépôt (en revanche on peut les choisir comme affiliation dans la liste d'auto-complétion).

Pour affilier une entrée à une entrée de type supérieur, celle-ci doit déjà exister dans le référentiel.

Trouver les structures parentes d'une structure

Pour repérer toutes les structures filles de sa propre structure : cliquer sur la structure parente puis sur le bouton "Voir les sous-structures" :

Requête équivalente : parentDocid_i:identifiant de la structure. Ex : parentDocid_i:118744

Modifier/Remplacer

Un référent structure peut modifier les informations de la structure de recherche dont il est référent ainsi que celles qui en dépendent (par ex : le laboratoire et ses équipes).

Un administrateur de portail a les droits de modification sur le référentiel des structures de recherche.

Un référent structure reçoit automatiquement un message dès qu'une modification intervient sur une structure liée à celle dont il est référent.

Recommandations :

• n’effectuer de modifications que sur les structures dont on a la responsabilité (risque d'impact sur les collections ayant comme critère le nom de la structure par exemple),
• ne jamais modifier une structure de type institution. S’adresser à hal.support(at)ccsd.cnrs.fr ou à l’administrateur du portail de l’institution s’il y en a un.
• si vous n’avez pas les droits de modification sur le référentiel et que vous souhaitez que des modifications soient effectuées sur votre structure, s’adresser à hal.support(at)ccsd.cnrs.fr en précisant à chaque fois l’identifiant de la ou des structures et les actions à effectuer.

Voir aussi : Gérer les évolutions des structures de recherche : bonnes pratiques dans AURéHAL

Règles :

• La modification d’une structure génère automatiquement une mise à jour dans les dépôts liés.
• On ne peut pas remplacer une structure valid ou old; pour cela, il faut d'abord les modifier et les passer en statut incoming (à valider).
• Attention : les opérations de remplacement d'une structure par une autre ne sont pas réversibles. Si la structure remplacée peut être restaurée, les dépôts qui lui étaient liés ne peuvent être récupérés.

Pour modifier, cliquer sur l'icône crayon.

Pour remplacer, sélectionner la ou les structures à remplacer. Rechercher ensuite la structure de remplacement,  sélectionner celle qui convient puis cliquer sur « remplacer ». :

Un écran récapitule les structures concernées. Cliquer sur "Effectuer la modification" :

Verrouiller une structure

Verrouiller une structure bloque l'édition et la modification des métadonnées d'une structure validée ou fermée. Cette fonctionnalité permet de consolider l'état d'une structure. Une structure verrouillée est signalée par une icône cadenas. Seule une structure ayant un référent associé explicite peut être verrouillée.

Peuvent verrouiller/déverrouiller une structure :

• un administrateur mais seulement si la structure a un référent
• le référent d’une structure de type Institution (sur sa structure et/ou ses sous structures si elles ont un référent associé):

Pour verrouiller une structure, éditer sa fiche puis sélectionner "oui" pour la métadonnée correspondante :

Le référent d’un structure verrouillée peut continuer de modifier les métadonnées de la structure. Verrouiller une structure n'empêche pas les fusions : par exemple, une forme "incoming" peut être fusionnée avec une forme valide et verrouillée (utile dans le cas de création d'un doublon).

Recommandation : cette fonctionnalité permet surtout de limiter les erreurs de modifications sur des structures importantes (liée à un portail, avec de nombreux dépôts associés) : il est recommandé de limiter son utilisation aux structures de type Institution.

Des outils

Annuaires de structures de recherche :

• RNSR : https://appliweb.dgri.education.fr/rnsr/
• CNRS : https://annuaire.cnrs.fr/l3c/owa/annuaire.recherche et un outil d'aide pour le suivi des structures : https://www2.cnrs.fr/graflabo/accueil.php
• INRA : http://annuaire.inra.fr/accueil.action#ongletStructure
• INSERM : http://bir.inserm.fr/

Une page consacrée aux recommandations pour la saisie des noms de structures peut être consultée sur le wiki HAL.