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Gérer les doublons

Public concerné

Administrateurs.ices de portail

Résumé

La fonctionnalité Gestion des doublons s’inscrit dans le travail de curation des données. Elle permet de dédoublonner ou de hiérarchiser des dépôts présents sur un portail.

Cette fonctionnalité est réservée aux utilisateurs.ices disposant des droits d’administration de portail et n’est disponible que sur le portail en question.

Bon à savoir :
- Fonctionnement de la suggestion de doublons

Comment faire ?

Accéder à la gestion des doublons

  1. SE CONNECTER au portail dont on est administrateur.ice
  2. CLIQUER sur “Administrer dans HAL” → “Administrer” → “Gestion des doublons”

Sur l’interface, vous pourrez :

Interface de gestion des doublons

Action
(1) INSÉRER l’identifiant de deux dépôts
(2) RECHERCHER des doublons par mot-clé
(3) ACCÉDER aux options de gestion des doublons
(4) ACCÉDER à l’interface de dédoublonnage
(5) RETIRER les dépôts de la liste des doublons proposés

Interface de dédoublonnage

Lorsque l’on souhaite dédoublonner deux dépôts, il est possible de les fusionner ou de les hiérarchiser. Par défaut, c’est la fonction Fusionner qui est active.

Règles de dédoublonnage :
- Si les doublons sont un fichier et une notice, CONSERVER systématiquement le fichier.
- Si les doublons sont de même type, CONSERVER le dépôt le plus ancien.
- RÉCUPÉRER les métadonnées qui sont présentes uniquement dans le dépôt non-conservé.

Pour transférer une métadonnée d’un doublon vers l’auteur :

  1. MAINTENIR le bouton [insérer bouton manette]
  2. GLISSER-DÉPOSER vers l’autre doublon.

Certaines métadonnées (notamment l’auteur et l’affiliation) ne sont pas transposables directement depuis l’interface de dédoublonnage. Dans ce cas :

  1. OUVRIR un nouvel onglet HAL
  2. ALLER sur la page du dépôt à conserver (hal.science/identifiant_du_dépôt)
  3. CLIQUER sur Modifier les métadonnées dans la barre d’outil à droite de la notice
  4. EFFECTUER les modifications nécessaires
  5. CLIQUER sur Modifier le dépôt pour valider les modifications
  6. ACTUALISER l’interface de dédoublonnage : les métadonnées modifiées apparaissent.

Présentation détaillée

Fonctionnement du dédoublonnage

L’action de dédoublonnage sert à garantir la pérennité des URL d'accès aux documents puisque l'identifiant du dépôt 'supprimé' est conservé. Une recherche sur l’identifiant du dépôt supprimé renvoie ainsi sur l’identifiant conservé. La hiérarchisation consiste à réunir les deux dépôts au sein d’un seul identifiant via le versionning. Le dépôt conservé sera considéré comme la version la plus récente, tandis que le dépôt non-conservé sera identifié comme la version 1.

Le cas spécifique des thèses STAR

Dans le cas d'une thèse en doublon où un dépôt est effectué par l'auteur et l'autre par l'application STAR, la hiérarchisation doit s'appliquer. La thèse déposée par STAR est impérativement la version conservée et le dépôt fait par l’auteur ne doit pas être supprimé.

Identification des doublons

La fonctionnalité d’identification des doublons a été mise en place fin 2025. Elle permet aux administrateurs de portail de détecter des doublons potentiels. L’algorithme d’identification de doublons s’appuie sur deux sources de données : La base de données CorHal, mise à disposition par l’INIST (qui sert également de source pour la fonctionnalité de suggestion de dépôt). Biblio-Glutton, un service de gestion, d’enrichissement et de désambiguïsation des références bibliographiques. L’amélioration de cet algorithme est permise grâce au retour des utilisateur.ices qui confirment ou infirment les doublons détectés.