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Déposer

Avant de commencer

Tout d'abord, le dépôt est effectué en accord avec les co-auteurs.

Vous pouvez déposer un fichier produit par l'éditeur, ou un fichier produit par l'auteur. Si vous déposez un fichier produit par l’éditeur (tiré-à-part envoyé par l’éditeur, fichier téléchargé depuis le site de l’éditeur ou une numérisation de l’exemplaire papier) assurez-vous que vous en avez le droit : soit en demandant l’autorisation à l’éditeur, soit en consultant les sites recensant les politiques des éditeurs en matière de droit d'auteur et d'auto-archivage (SHERPA/RoMEO, Dulcinea). Voir aussi la rubrique Questions juridiques.

Quelle que soit l'interface de dépôt utilisée, tous vos dépôts sont dans HAL : vous pouvez effectuer vos dépôts via l'interface de HAL. D'autres interfaces sont aussi à votre disposition :

  • HAL-SHS pour les Sciences Humaines et Sociales,
  • HAL-thèses pour les thèses et HDR,
  • MédiHAL pour les images, vidéo et sons,
  • Les portails institutionnels : de nombreuses institutions et établissements gèrent leurs archives institutionnelles dans HAL via un portail dédié. Vous pouvez ainsi déposer vos publications depuis l'interface de dépôt du portail de votre institution (voir liste des portails).

Enfin, un seul dépôt peut être visible dans plusieurs portails en fonction des métadonnées renseignées (discipline, type de document, affiliation des auteurs, etc). Par exemple, une thèse en histoire soutenue à l'Université Lyon 3 déposée via l'interface de HAL sera visible dans HAL-thèses, dans HAL-SHS et dans le portail de l'université.

Déposer

  1. Cliquer sur l'icône + Déposer

Icône déposer

  1. Choisir le type de document : consuler la page Les types de documents

Ensuite: - soit vous remplisez manuellement les métadonnées obligatoires (à minima) : consulter la section Métadonnées obligatoires ou la section Compléter les métadonnées - soit le système réalise une extraction automatique des métadonnées et vous pouvez ensuite les vérifier avant de valider le dépôt : consulter la section Récupération automatique de métadonnées

Récupération automatique de métadonnées

Afin de simplifier la saisie des métadonnées lors du dépôt d'une publication, HAL propose de récupérer automatiquement les métadonnées associées à la publication déposée et de compléter le formulaire de dépôt selon deux méthodes :

  • à partir du fichier PDF (service d'extraction Grobid - GeneRation Of BIbliographic Data) ;

  • à partir du DOI si il est mentionné dans le fichier ou si vous l'avez ajouté dans le formulaire de dépôt : section Métadonnées / extraction automatique.

Section Métadonnes / extraction automatique du formulaire de dépôt

Info

L'extraction automatique de métadonnées par l'ajout du DOI dans la section Métadonnées / extraction automatique du formulaire de dépôt fonctionne pour les dépôts avec et sans fichier.

Qu'est-ce-qu'un DOI ?

Un DOI (digital object identifier) est un mécanisme d'identification de ressources stable, qui peuvent être des ressources numériques, comme un film, un rapport, des articles scientifiques, ainsi que des personnes ou tout autre type d'objet. Il est opéré par la DOI Foundation.

Le but des DOI est de faciliter la gestion numérique à long terme de toute ressource en associant des métadonnées à l'identifiant de la ressource à gérer. Les métadonnées peuvent évoluer au cours du temps, mais l'identifiant reste invariant.

De plus en plus d'éditeurs proposent l'attribution de DOI aux publications qu'ils éditent afin de faciliter et de garantir leur identification et la bonne dissémination des métadonnées qui les décrivent.

Comment reconnaître un DOI ?

Un DOI est un numéro unique composé d'un préfixe et d'un suffixe séparés par une barre oblique.

Exemple : 10.1000/182.

Il peut être résolu à l'aide du serveur proxy de la DOI foundation en l'affichant sous la forme d'un lien : https://doi.org/10.1000/182.

Quelles métadonnées peuvent être récupérées grâce à l'extraction automatique ?

À la fin de la procédure de récupération, certaines métadonnées du formulaire de dépôt peuvent être remplies automatiquement :

  • Les auteurs
  • Les affiliations
  • Le titre
  • Le résumé
  • Les mots-clés
  • Le nom de la revue
  • La date de publication
  • Le volume
  • Le titre de l'ouvrage
  • L'éditeur commercial
  • Le titre du congrès
  • La date de début et de fin du congrès
  • La ville et le pays du congrès
  • Les projets ANR

Tips

Vous pouvez vérifier les informations et les modifier si besoin.

Comment fonctionne la récupération automatique ?

Info

Le système récupère les métadonnées qui sont associées au DOI dans les bases Crossref et Datacite .

Nous ne pouvons pas savoir à priori quelle agence (Crossref ou Datacite) a attribué le DOI présent dans le fichier déposé ou dans le champ Extraction automatique du formulaire de dépôt.

Info

La base Crossref est interrogée en priorité car elle est plus pertinente pour les publications. Le taux de réussite de l'extraction automatique des métadonnées est donc plus élevé.

Nous appliquons la méthode suivante pour récupérer les métadonnées :

  1. Soit Crossref connait le DOI et dans ce cas, le système récupère les métadonnées associées ;
  2. Soit Crossref ne connait pas le DOI et dans ce cas, le système interroge Datacite et récupère les métadonnées associées ;
  3. Soit ni CrossRef ni Datacite ne connaissent le DOI et dans ce cas, le système ne récupère aucune métadonnée.

Pourquoi aucune métadonnée n'est récupérée à partir du DOI ?

Deux possibilités :

  • soit le DOI soit erroné ;
  • soit l’éditeur n’a pas ou pas encore renseigné les métadonnées auprès de Crossref ou Datacite.

Note

Le service d'extraction automatique ne fonctionne pas sur les fichiers numérisés (scan d'une page).

Sources :

Métadonnées obligatoires

Certaines métadonnées sont obligatoires : ce sont celles qui permettent de construire la citation.

Les champs obligatoires sont pourvus d'une astérisque bleue.

Capture d'écran du formulaire de dépôt : exemple de champs obligatoires pour un article dans une revue

Champs obligatoires

Le tableau ci-dessous liste les métadonnées obligatoires pour qu'un dépôt soit complet.

Métadonnées

Note

Métadonnées obligatoires

Type de document
Titre
Domaine
Langue du document
Auteur(s) du document
Au moins 1 affiliation
Le domaine qui s’affiche automatiquement est celui que vous avez sélectionné dans votre profil (Mes  préférences de dépôt)

Métadonnées obligatoires spécifiques au type de document

Article : nom de la revue, date de publication
Communication dans un congrès : titre du congrès, Date début congrès, Ville, Pays
Poster de conférence : titre de la conférence, titre du congrès, date de début du congrès, Ville, Pays
Proceedings/Recueil des communications  : titre du Recueil, date de publication
N°spécial de revue/special issue : titre du numéro spécial, date de publication
Ouvrage  : date de publication
Chapitre d’ouvrage : Titre de l’ouvrage, date de publicationPour ajouter le ou les auteurs ayant coordonné/dirigé l’ouvrage, affichez la liste complète des métadonnées et utilisez le champ « éditeur scientifique »
Article de blog scientifique : Titre de l'article de blog, date de publication, nom du blog ou du carnet
Notice d’encyclopédie ou de dictionnaire : titre de la notice, titre de l'ouvrage, date de publication
Traduction : titre, référence bibliographique du document traduit, date de publication
Brevet : date, n° de brevet, PaysNotice seulement (il n’est pas possible d’ajouter un fichier)
Autre publication scientifique : description, date de publication
Prepublication, document de travail : -La date de publication sera automatiquement la date de dépôt. Si vous souhaitez ajouter une autre date, affichez la vue complète pour compléter la métadonnée « date de production/écriture »
Rapport : Type (rapport de recherche, etc.), institutionLes mémoires et rapports de stage ne sont pas acceptés dans HAL
Thèse : titre en anglais, date de soutenance, résumé (en français et en anglais), mots-clés (en français et en anglais), organisme de délivrance, directeur de thèse
HDR : titre en anglais, date de soutenance, mots-clés (en français et en anglais), organisme de délivrance, Président du jury

Fichier obligatoire

Cours : date du cours, Pays, Niveau du cours
Image : date de prise de vue, mots-clé, licence, type, pays
Carte : date de création, licence, pays
Vidéo, Son : date d’enregistrement, licence
Logiciel : licence

Compléter les métadonnées

Cliquer sur les champs puis complétez les informations demandées.

Pour chaque type de document, il est possible de consulter la liste complète des métadonnées et celles qui sont obligatoires.

Compléter les affiliations d'un auteur

Pour qu'un dépôt soit valide il faut qu'au moins un auteur soit affilié. Vous pouvez saisir l'acronyme ou une partie de l'acronyme du laboratoire, ou bien une partie du nom, puis sélectionnez dans la liste l'affiliation souhaitée.

Capture d'écran du formulaire de dépôt : affilier un auteur

Affilier un auteur

Les affiliations sont gérées dans un référentiel. Sélectionnez de préférence une affiliation avec le code couleur vert ou jaune.

Code couleur utilisé dans les référentiels auteurs de HAL :

  • Vert : valide. Sélectionnez de préférence un item valide. Pour une affiliation, l’entrée à été vérifiée, complétée et validée. Pour un auteur, l’auteur a créé son IdHAL et la forme valide est celle préférée par l’auteur lui-même.

  • Jaune : fermée pour une structure. Vous pouvez sélectionner l’item si cela correspond aux données de votre dépôt. Pour une structure, l'entrée a été vérifiée et mise à jour dans les référentiels. Pour un auteur, la forme jaune correspond à une forme auteur associée à un IdHAL mais ce n’est pas la forme préférée choisie par l’auteur.

  • Rouge : non vérifiée.

Si vous déposez vos publications, vous pouvez ajouter votre affiliation dans vos préférences de dépôts disponibles dans votre profil. Cette information sera ainsi systématiquement complétée à chaque dépôt.

Affichage de la citation avant d'enregistrer

Si le dépôt est complet, la citation est affichée. Cochez les conditions pour pouvoir enregistrer votre dépôt :

En déposant ce document, le contributeur (je) accorde la licence suivante à HAL :

  • J'autorise HAL à mettre en ligne et à distribuer cet article
  • Je reconnais avoir pris connaissance que les dépôts ne peuvent pas être supprimés une fois acceptés
  • Je comprends que HAL se réserve le droit de reclasser ou de rejeter tout dépôt

À noter : HAL propose la pérennité des URLs des documents en garantissant que les URLs du type: hal.science/identifiant et hal.science/nom_du_fichier renverront toujours vers le document, quelles que soient les évolutions de HAL. La pérennité des urls contenant le nom du fichier (hal.science/nom_du_fichier) est toutefois soumise à la condition que celui-ci ne soit pas supprimé.

Corriger

Si vous repérez des erreurs dans la citation, cliquez sur le titre de la section "Compléter les métadonnées du document " pour afficher les métadonnées puis faites vos modifications.

Compléter avec d'autres métadonnées

Chaque section (fichier, document, auteur) dispose d'une vue détaillée qui affiche des options ou une liste complète des métadonnées. Vous pouvez ainsi compléter votre dépôt (avant sa mise en ligne ou une fois qu'il est en ligne).

Vous pouvez choisir la vue détaillée par défaut en la sélectionnant dans vos préférences de dépôt disponibles dans votre profil.

Validation technique

Tous les dépôts avec fichier (texte intégral, annexe, image, carte, vidéo, son) sont validé manuellement avant leur mise en ligne par des équipes de valideurs technique.

Dans Mon espace/Mes dépôts, ils sont listés dans la rubrique Documents en attente de vérification : vous pouvez les consulter ou les supprimer mais pas les modifier. En fonction du nombre de dépôts à traiter, le délai de mise en ligne peut prendre quelques jours.